ДІЛОВА ЕТИКА СЕКРЕТАРЯ

У приймальні керівника буває багато відвідувачів і від знання і дотримання секретарем ділової етики залежить його імідж і організації в цілому. Дотримуючись ділового етикету, секретар одночасно є зразком і для відвідувачів, і для співробітників.

Секретар вітає доброзичливою посмішкою всіх, хто заходить у приймальню. Особливе правило: секретар вітає свого керівника, керівників вищого рангу і почесних гостей вставанням із-за робочого столу, якщо бачить їх в цей день вперше.

Секретар повинен представити своєму керівнику всіх відвідувачів.

Секретар у будь-якій фірмі є провідником ідей і рішень керівника, посередником між керівником і співробітниками. Взаємовідносини секретаря із співробітниками багато в чому залежать від особистості самого секретаря. Потрібно пам'ятати, що секретарю в будь-якому випадку необхідно виявляти такт і дипломатичність, не допускаючи зазнайства і байдужості в стосунках із співробітниками. Часто секретарю доводиться виступати від імені керівника. Дуже важливо вміти ввічливо і чітко давати необхідні доручення, контролювати їх виконання, не перебільшуючи власної ролі. На практиці секретарю нерідко доводиться згладжувати конфлікти, що виникли між керівниками і співробітниками. Тут багато що залежить від професійності і гнучкості поведінки секретаря в складних ситуаціях, уміння володіти своїми емоціями. В зв'язку з тим, що в секретаря особливий статус - він знаходиться між колективом і керівником - він повинен дуже ретельно вибудовувати стосунки з колегами. З одного боку, до вас вони ставляться з підозрою, адже ви ближче до керівництва, а з другого - завжди хочуть мати вас в союзниках, щоб в разі чого ви могли сприяти в справах при необхідності. Важливо з перших днів не протиставити себе колективу, знайти спільну мову з кожним співробітником, але ні в якому випадку не входити в які-небудь групи чи коаліції.

У будь-якому випадку необхідно триматись стійко, не брати участі в обмовах, пересудах, різного роду інтригах. Не слід збирати плітки, а тим більше довіряти їм і розповсюджувати їх. Ухиляйтеся від будь-яких категоричних висловлювань про своїх і не своїх співробітників. Якщо конфлікт між співробітниками розгорається в приймальні, ні в якому випадку не приймайте чиюсь одну сторону, а намагайтеся загладити ситуацію. На роботі краще всього до всіх співробітників звертатися на « ви», а до більш старших за віком і посадою - обов'язково по імені і по батькові. Секретар - права рука керівника, і такий високий статус на фірмі інколи провокує «зіркову хворобу». Професійний секретар не може дозволити собі спілкуватися з колегами звисока. Навіть при довірливих і прекрасних стосунках з колегами не розслабляйтесь і в пориві відвертості не видавайте чужих секретів. Є маса хитромудрих прийомів, щоб отримати необхідну інформацію. Наприклад, здогадка видається як уже реальний факт, а вам пропонується тільки підтвердити це навіть не словом, а лише кивком голови. Єдина правильна відповідь в подібній ситуації: «Я не в курсі».

Поради щодо прийому відвідувачів:

1. Виявити інтерес до відвідувача, адже кожному приємно бачити, що він цікавий.

2. Починати розмову слід з того, що цікавить співрозмовника.

3. Розмовляючи, слід звертатись як можна частіше по імені і по батькові, адже відомо, що кожному приємно чути власне ім'я.

4. Будьте уважним слухачем.

5. Не перебивайте в розмові співбесідника.

6. Записуйте важливу інформацію.

7. Посміхайтесь людині (у багатьох країнах співробітники зобов'язані це робити).

8. Встановіть візуальний контакт (декілька секунд зазвичай достатньо для взаєморозуміння).

9. Слухаючи, інколи кивайте, оскільки це означає розуміння.

10. Не намагайтеся радити, поки вас про це не попросять.

11. Універсальний засіб привернути до себе співрозмовника - хороший комплімент. Головне правило компліменту - він повинен бути щирим. Знайдіть в людині щось добре, в чому вона за вас краща.

12. Проявляйте симпатію, тобто здатність до відчуття емоційного стану іншої людини у формі співпереживання.

13. Дружнє доторкання до співбесідника є сильним засобом, але дозволяється застосовувати тільки до достатньо знайомої людини.

14. Робіть паузи в розмові (5-6 сек.), інакше вони стають обтяжливими.

15. Будьте пунктуальними, цим ви виявляєте повагу до людини.

Кiлькiсть переглядiв: 230

Коментарi

Для того, щоб залишити коментар на сайті, залогіньтеся або зареєструйтеся, будь ласка.